HollandBIO hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HollandBIO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

HollandBIO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via ons contactformulier.

1. Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door HollandBIO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor events en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn, toestemming via e-mail of aanmeldingsformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HollandBIO de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • (Voor-) naam + aanhef;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Werkzaam bij bedrijf/organisatie;
  • Functie bij betreffend(e) bedrijf/organisatie.

Uw persoonsgegevens worden door HollandBIO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

2. Verwerking van persoonsgegevens van primaire contactpersonen van HollandBIO’s leden

HollandBIO’s leden zijn bedrijven en organisaties. HollandBIO verwerkt persoonsgegevens van primaire contactpersonen bij onze leden ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HollandBIO de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • (Voor-) naam + aanhef;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Contactpersoon van bedrijf/organisatie;
  • Functie bij betreffend(e) bedrijf/organisatie.

Uw persoonsgegevens worden door HollandBIO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

3. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers van HollandBIO events

Persoonsgegevens van deelnemers van HollandBIO’s events worden door HollandBIO verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Als beeldmateriaal op HollandBIO’s website.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Toestemming via het aanmeldingsformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HollandBIO de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • (Voor-) naam + aanhef;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Werkzaam bij bedrijf/organisatie;
  • Functie bij betreffend(e) bedrijf/organisatie;
  • Bankrekeningnummer of factuuradres.

Tevens kan HollandBIO foto’s van u maken tijdens het event en deze op de website van HollandBIO plaatsen.

Uw persoonsgegevens worden door HollandBIO opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende 1 jaar en daarna het beeldmateriaal voor maximaal 5 jaar en de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 4. Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers van HollandBIO in collaboration with Events

Een in collaboration with event is een evenement georganiseerd door een van HollandBIO’s leden met hulp van HollandBIO. In collaboration with event zijn altijd herkenbaar aan het in collaboration with logo en in alle communicatie over het evenement is duidelijk wie het mede-organiserende lid is.

Persoonsgegevens van deelnemers in collaboration with events worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Follow-up na afloop van het evenement;
  • Afbeeldingen op de website van HollandBIO en het mede-organiserende lid.

Basis voor deze informatie is:

  • Overeenkomst via het aanvraagformulier

Voor de hierboven genoemde doel(en) kunnen HollandBIO en het medeorganiserende lid de volgende persoonsgegevens van u opvragen:

  • (Achter)naam en aanhef;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Werkgever;
  • Rol bij werkgever;
  • Bankrekeningnummer of factuuradres.

HollandBIO en het mede-organiserende lid kunnen foto’s van u maken tijdens het evenement en deze op de website van HollandBIO en het mede-organiserend lid plaatsen.

Uw persoonsgegevens worden door HollandBIO en de samenwerkende organiserende partij opgeslagen voor de bovengenoemde doel(en) voor de periode:

  • Gedurende 1 jaar en daarna de beelden maximaal vijf jaar en de financiële administratie maximaal zeven jaar.

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de financiële administratie;
  • Beheer van het door HollandBIO gebruikte CRM;
  • Beheer van de website.

Wanneer u mee wenst te doen met het HollandBIO-VWR purchasing programme, dan verstrekken wij alleen wanneer u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft via bs@hollandBIO.nl, de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan het VWR.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

6. Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

7. Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar).

8. Bewaartermijn

HollandBIO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist, zoals omschreven onder punt 1, 2 en 3.

9. HollandBIO’s website

De website van HollandBIO gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze websites en apps wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de websites en apps en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de websites en apps naar behoren werken en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze websites en apps optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

10. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens HollandBIO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

11. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

12. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

13. Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

14. Contactgegevens

HollandBIO
Laan van Nieuw-Oost Indië 131-133
2593 BM Den Haag
Info@hollandbio.nl

15. Versie

Dit privacy statement is voor het laatst herzien op 22 oktober 2021.

– English-

HollandBIO greatly values the protection of your personal data. In this privacy statement, we aim to provide clear and transparent information on how we handle personal data. We take great care to ensure your privacy and will therefore handle your personal data with care. HollandBIO will always abide by applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation. This means that we will in all cases: 

  • Process your personal data in accordance with the goal these are provided for, these goals and types of personal data are described in this privacy statement; 
  • Processing of your personal data is limited to the minimally required information necessary for the purposes for which they are processed; 
  • Ask your express permission if we need it for processing your personal data; 
  • Take appropriate technical and organisational measures to ensure protection of your personal data; 
  • Do not forward your personal data to other parties, unless this is necessary to fulfil the objectives for which they are given; 
  • Be informed on your rights regarding your personal data, direct you to your rights and respect these. 

HollandBIO is responsible for processing your personal data. If, after reading through our privacy statement, or in broader terms, you have any questions regarding this or wish to contact us, you can do so via our contact form. 

1. Processing of personal data of prospective, stakeholder/lobby contacts and/or interested parties

Personal data of prospective, stakeholder/lobby contacts and/or interested parties are processed by HollandBIO for the following purpose(s): 

  • Providing information in the form of newsletters, invitations for events and/or targeted contacts 

Basis for this information is: 

  • Oral agreement, handing over contact card and/or connection via LinkedIn, agreement via e-mail or application form. 

For the above listed purpose(s), HollandBIO can request the following personal data from you: 

  • (Sur-)name and salutation; 
  • Phone number; 
  • E-mail address; 
  • Employer; 
  • Role at employer. 

Your personal data will be stored by HollandBIO for the above mentioned purpose(s) for the period: 

  • During which one is considered a prospective, stakeholder/lobby contact and/or interested party. 

 

2. Processing of personal data of primary contact persons of HollandBIO members 

HollandBIO member are companies and organizations. HollandBIO processes personal data of primary contact persons at our members for the following purpose(s): 

  • Administrative purposes; 
  • Executing the membership agreement. 

Basis for this information is: 

  • The membership agreement. 

For the above listed purpose(s), HollandBIO can request the following personal data from you: 

  • (Sur-)name and salutation; 
  • Phone number; 
  • E-mail address; 
  • Employer; 
  • Role at employer. 

Your personal data will be stored by HollandBIO for the above mentioned purpose(s) for the period: 

  • In which the agreement is active and after only in the financial administration for a maximum of seven years. 

3. Processing of personal data of participants of HollandBIO events 

Personal data of participants of HollandBIO events are processed for the following purpose(s): 

  • Administrative purposes; 
  • Follow-up email after the event 
  • Images on the website of HollandBIO. 

Basis for this information is: 

  • Agreement via the application form 

For the above listed purpose(s), HollandBIO can request the following personal data from you: 

  • (Sur-)name and salutation; 
  • Phone number; 
  • E-mail address; 
  • Employer; 
  • Role at employer; 
  • Bank account number or invoice address. 

Further, HollandBIO may take pictures of you during the event and place these on the website of HollandBIO. 

Your personal data will be stored by HollandBIO for the above mentioned purpose(s) for the period: 

  • During 1 year and afterwards the images for a maximum of five years and the financial administration for a maximum of seven years. 

4. Processing of personal data of participants ofHollandBIO in collaboration with events 

An in collaboration with event is an event organised by one of HollandBIO’s members with the help of HollandBIO. In collaboration with events are always recognisable by the in collaboration with logo and it is clear whom the co-organising member is in all the communication about the event.  

Personal data of participants of in collaboration with events are processed for the following purpose(s): 

  • Administrative purposes; 
  • Follow-up after the event takes place; 
  • Images on the website of HollandBIO and the co-organising member. 

Basis for this information is: 

  • Agreement via the application form 

For the above listed purpose(s), HollandBIO and the co-organising member can request the following personal data from you: 

  • (Sur-)name and salutation; 
  • Phone number; 
  • E-mail address; 
  • Employer; 
  • Role at employer; 
  • Bank account number or invoice address. 

Furthermore, HollandBIO and the c co-organising member may take pictures of you during the event and place these on the website of HollandBIO and the co-organising member. 

Your personal data will be stored by HollandBIO and the collaborative organising party for the above mentioned purpose(s) for the period: 

  • During 1 year and afterwards the images for a maximum of five years and the financial administration for a maximum of seven years. 

5. Providing information to third parties

We can forward the data provided to us by you to third parties if this is necessary to fulfil the above mentioned purposes. 

We use a third party for: 

  • Financial administration; 
  • Maintaining the CRM used by HollandBIO; 
  • Maintaining the website. 

If you wish to participate in the HollandBIO-VWR purchasing programme, we will only provide the necessary personal data to the VWR if you give your written consent via bs@hollandbio.nl. 

We will never forward personal data to third parties with whom we have not formalized a processing agreement. With these parties (processers) we will of course put in place the needed arrangements to ensure the safety of your personal data. We will not forward your personal data to other parties unless this is legally obligated and permitted. An example is when the police requests (personal) data from as for an investigation. In such a case we are under the obligation to cooperate and thus are obligated submit these data. We can also share your personal data with third parties if you give you written consent. 

6. Within the EU

We do not forward personal data to parties established outside of the EU.

7. Minors

We will not process personal data of minors (persons under 16 years of age). 

8. Retention period 

HollandBIO does not save personal data longer than necessary for the purpose for which they are provided or is obligated under the law, as defined in section 1, 2, 3 and 4. 

9. HollandBIO’s website 

HollandBIO’s website only uses technical and functional cookies and analytical cookies that do not infringe on your privacy. A cookie is a small text file which is saved to you computer, tablet or smartphone at your first visit to your websites and apps. The cookies we use are essential for the technical functionality of websites and apps and you ease of use. They ensure that the websites and apps function properly and save for example your preferred settings. These cookies also enable us to optimize our websites and apps. You can opt out for cookies by setting up your internet browser to not save any cookies. Further, you can delete all information previously saved via your browser settings. 

10. Security

We have taken appropriate technical and organisational measures to protect your personal data from unlawful use. For example we have installed the following measures: 

  • All persons able to access your personal data on behalf of HollandBIO are held to confidentiality of these data; 
  • We use a username and password policy on all our systems; 
  • Our employees are informed on the importance of protecting your personal data. 

11. Rights pertaining to your data

You always have the right to view, rectify or delete the personal data which we have received from you. You can also object to the processing of (a part of) your personal data by us or one of our processers. You also have the right to have the data provided by you to be handed over by us to yourself or, by commission of you, to another party. 

If we process your personal data on the basis of permission you have given, you will always have the right to retract this permission. 

12. Complaints

If you have any complaints about the processing of your personal data, we ask you to directly contact us. If we are unable to come to an agreement, we will of course regret this. You always have the right to file a complaint with the Data Protection Authority, the supervising authority regarding privacy protection.  

13. Questions

If you do have any questions or comments regarding our privacy statement, feel free to contact us. 

14. Contact information

HollandBIO
Laan van Nieuw-Oost Indië 131-133
2593 BM Den Haag
Info@hollandbio.nl 

15. Version

This privacy statement has been revised for the last time on 21 september 2021.